Cómo organizar las tarjetas de presentación

La información de contacto es fundamental para establecer contactos profesionales y para las comunicaciones de negocios. Al organizar las tarjetas de presentación, podrás encontrar más rápido a las personas, lo que podría conllevar más ventas y relaciones a largo plazo. Al anotar información importante, tener las tarjetas en un lugar seguro y cargar la información rápidamente a tus contactos, podrás crear redes y conectarte con muchas personas en tu industria.

Método 1

Ordenar tu colección

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    Haz una selección en la colección que ya tienes. Si has estado en los negocios por un buen tiempo, quizás tengas una reserva de tarjetas de presentación por organizar. Antes de empezar a organizar las que aún te parezcan útiles, ahórrate tiempo y revisa las tarjetas que tienes y desecha las ya que no te servirán más.[1]
        Deshazte de las tarjetas de presentación que no reconoces, pues no te aportarán nada.
        Elimina las tarjetas de presentación que promocionan servicios o compañías que ya no existen.
        Guarda las tarjetas muy nostálgicas (por ejemplo, la tarjeta del restaurante donde te hayas comprometido), pero por separado.

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    Decide de qué modo quieres que se organicen tus tarjetas. Puedes ordenarlas simplemente alfabéticamente en función del nombre o la compañía, si te parece más útil. También podrías agruparlas por evento o industria y luego ponerlas en orden alfabético dentro de esos parámetros.[2] Experimenta hasta que encuentres un sistema que te parezca correcto y ponlo en práctica siempre.

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    Copia una colección pequeña. Si tienes algunas tarjetas de presentación y no quieres digitalizarlas, puedes evitar usar una aplicación para organizarlas. Reúne toda la información en un solo lugar y escribe la información en un lugar de referencia que utilizarás.[3]
        Si te gusta usar un libro de direcciones en papel, puedes transferirle la información de las tarjetas.
        También puedes escribir la información directamente en la aplicación de contactos de tu computadora.
  
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    Guarda las tarjetas útiles. Cuando te hayas asegurado de que se pueda acceder a la información con facilidad, será momento de decidir qué hacer con las tarjetas de presentación. El hábito “anticuado” de guardar las tarjetas útiles, incluso si solo usas una banda elástica en el cajón del escritorio, será un buen respaldo para la información computarizada.[4]
        Un Rolodex es un implemento al que es fácil agregarle y sustraerle tarjetas, y su movimiento rotatorio hace que sea fácil revisar las tarjetas rápidamente. Sin embargo, es grande y abultado y podría agregarle un estilo retro a tu escritorio sin querer.
        Un dispositivo para guardar tarjetas de presentación es atractivo y compacto, con fundas transparentes para sostener cada una de las tarjetas de presentación. Para no tener que reorganizar todo cada vez que agregues una nueva tarjeta, deja varias ranuras vacías en cada sección alfabética.
   

Método 2

Digitalizarlas

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    Asegúrate de que los contactos digitales estén correctos. Si decides importar las tarjetas de presentación para que se combinen sin problemas con tus contactos digitales, asegúrate de que ambos grupos estén bien organizados y actualizados. Antes de subir las tarjetas de información, aprovecha la oportunidad de examinar la lista de contactos que tienes actualmente y elimina las desactualizadas.
        Si aún no tienes una forma de organizar tus contactos digitales, se recomienda usualmente usar Google Contacts, porque es gratis, confiable y trabaja con varios sistemas operativos.
 
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    Escoge una aplicación. Hay muchas aplicaciones disponibles para tabletas y teléfonos inteligentes que escanean las tarjetas de presentación y suben automáticamente la información a tus contactos.[5] Es obvio que no podrás usar la aplicación mientras estás en medio de un evento, pero sí en la habitación de tu hotel después de terminar de establecer contactos durante el día. A continuación, esta es una serie de opciones populares que son gratis o cuestan a lo mucho unos cuantos dólares:
        Camcard escanea tarjetas físicas y te permite intercambiar las “tarjetas virtuales” con los demás usuarios.[6]
        Worldcard organiza las tarjetas automáticamente y hay versiones disponibles en japonés, chino y coreano.[7]
        ScanBizCards te permite tener una versión clara de la imagen después de anotar su información.[8]
 
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    Considera la posibilidad de un escáner para tarjetas. Si terminas ordenando docenas de tarjetas de presentación después de cada evento, un escáner para tarjetas que compres aparte podría hacer tu vida un poco más fácil. Una opción popular es el Card Scan.[9] Sin embargo, las aplicaciones para teléfonos inteligentes pueden hacer el mismo trabajo, así que si no estás trabajando con un volumen intimidante de tarjetas, esta compra aparte no será necesaria.
   
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    Sube las tarjetas y los contactos rápidamente. Cuando regreses de un almuerzo de negocios, una feria industrial o una reunión, pon de inmediato las tarjetas de presentación que hayas recibido en un lugar seguro y que recuerdes. Cuando tengas tiempo, toma las tarjetas de negocio que se hayan acumulado en el cajón de tu escritorio e impórtalas. Hazlo en un horario constante, por ejemplo, una vez al día o a la semana.
   
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    Toma apuntes digitales. Así como se escribe en una tarjeta de presentación física, podrás agregar notas adicionales en una aplicación de tarjetas de presentación. Escribe la información que no esté en la tarjeta: la ocupación del dueño de la tarjeta, la información o el prospecto que te haya ofrecido, el momento en que lo has conocido, entre otros. Sé minucioso. No tendrás que realizar este paso en el momento, así que puedes tomarte tu tiempo.
        Copia las notas escritas.
        Si has averiguado sobre la persona después de que la hayas conocido, también puedes expandir su información con más investigación.[10]

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    Crea un sistema de calificación. Para organizar los contactos aún más, piensa con qué frecuencia quieres escribirles o trabajar con ellos. Divídelos en grupos: contactos confiables, con los que hay posibilidad de negocio y con los que probablemente no volverás a hablar.[11] Emplea un sistema que no olvides para que puedas categorizar tus contactos.
        Algunas aplicaciones incluyen una característica donde puedes hacer este tipo de notas.
        Puedes usar un sistema de numeración o uno con la luz roja, verde y ámbar del semáforo, lo que dependerá de la aplicación que tengas.
   
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    Acomoda los contactos adecuadamente. Dependiendo de la aplicación de contactos o la tarjeta, tendrás muchas opciones sobre las formas de organizar tus contactos (además quizás puedas etiquetarlos para ordenarlos, lo que quiere decir que puedes organizar la información de varias maneras diferentes). A continuación, algunas ideas sobre cómo ordenar los contactos:
        Ordena en orden alfabético en función del apellido.
        Categoriza por orden alfabético del nombre o la empresa.
        Ordena según la ciudad en la que hayas conocido a la persona.
        Organiza según la categoría de la industria.
 

Método 3

Recibir tarjetas de presentación

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    Ten tus tarjetas a la mano. En la mayoría de los casos, las personas no andan repartiendo tarjetas de presentación, las intercambian. Para facilitar el intercambio de tarjetas, llevas las tuyas cuando vayas a un ambiente profesional como reuniones y ferias industriales, pero también en tu vida diaria. [12] Nunca se sabe cuándo conocerás a un nuevo contacto.
        Si tienes problemas para tener las tarjetas ordenadas, prueba designar un bolsillo o una carpeta especial para ellas. En un apuro, también te servirán las bandas elásticas.
        Nunca entregues simplemente la tarjeta sin preguntar, pues podría verse un poco impositivo.[13] Más bien, di algo así: “Me gustaría hablarte más sobre lo que haces. ¿Quisieras intercambiar tarjetas conmigo?”.
 
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    Lee la tarjeta cuando la recibas. Examinar la tarjeta de presentación por uno o dos segundos es una buena forma de tomar nota de información importante sobre el nuevo contacto. Si tienes problemas para recordar nombres, usa las tarjetas como una herramienta para conectar los nombres con las caras. El título de la persona por lo general va también en una tarjeta de presentación. Esta es otra clave que te dirá quién es la persona y qué es lo que hace.
  
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    Ten un lugar donde puedas poner tarjetas de presentación nuevas. Si llevas contigo un cuaderno o un bolso a las reuniones, designa un lugar ahí para las tarjetas de presentación de tus nuevos contactos. De lo contrario, usa el segundo bolsillo de tu portatarjetas para recoger las que recibas.
        No pegues tarjetas en tus apuntes ni las metas en un bolsillo, pues podrían perderse fácilmente o incluso irse con el lavado.
        Si estás viajando y esperas recibir muchas tarjetas de negocio, puedes guardarlas en una bolsa de cierre hermético dentro del hotel o un maletín para tenerlas ordenadas y secas.[14]
        Asegúrate de que el lugar donde pongas las nuevas tarjetas de presentación no sea el mismo en el que guardas tus propias tarjetas, pues no sería bueno que se entreveren.
        El lugar en que pongas las tarjetas en este momento no es un lugar permanente, recuerda que las quitarás y organizarás más adelante.
 
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    Haz anotaciones a mano. Cada vez que recibas una tarjeta de presentación nueva, escribe el nombre del lugar donde te hayas encontrado con la persona después de unos días de la reunión. De esta forma, no te olvidarás. Además, escribe una nota breve sobre lo que hayan hablado. Luego, cuando te pongas en contacto con la persona más adelante, puedes hacerle recordar los detalles de la conversación.
        Si la tarjeta es lustrosa y no puedes escribir encima con un lapicero normal, puedes pegarle una nota adhesiva más bien.


Consejos

    Si recibes muchas tarjetas de presentación, averigua sobre programas que te ayuden a administrarlas. Hay escáneres de tarjetas de presentación, así como programas que leen una tarjeta de papel y recogen la información que se encuentra en ella. Así podrás ahorrarte el ingreso de los datos de forma manual.
    Si tienes que saber más sobre tus contactos de negocio que solo sus nombres y números de teléfono, busca paquetes de programas diseñados para la gestión de contactos o información de clientes.
    Haz seguimiento rápidamente si has prometido hacer algo o si alguien te ha parecido interesado.
    No dejes que las tarjetas de presentación sin procesar se acumulen. Escríbelas o archívalas al menos una vez por semana antes de que te olvides con quién te has encontrado y por qué.


Advertencias

    Si tienes los contactos en la computadora, haz una copia de seguridad de los archivos con regularidad. Si fuera posible, haz que la copia de seguridad se realice automáticamente.

Cosas que necesitarás

    tus propias tarjetas de presentación
    un fólder o un archivo de tarjetas de presentación
    una aplicación de tarjetas de presentación
    un escáner
    notas adhesivas