El archivo definitivo es un elemento básico a la hora de guardar documentos durante un periodo de tiempo que viene determinado por la ley 58/2003 y el Código de Comercio.

Cuando no tenemos espacio físico para guardar más documentación nos surgen dudas sobre si podemos destruir determinada documentación. De una forma clara y rápida os comento el tiempo que tienen que conservarse.

 

- Cuatro años: tenemos que guardar este período de tiempo documentos del tipo datos de trabajadores temporales, contratos de trabajo, planes sociales, boletines de cotización o copia de documentos de identidad de ciudadanos extranjeros.

- Seis años: El tipo de archivos a guardar serían libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en realción con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial, este punto es importante ya que la obligación de guarda legal persiste aunque se disuelva la sociedad.

- Diez años: En este tiempo conservaremos documentos tipo facturas, contratos y acuerdos, impuestos, nominas y salarios.

- Indefinido: Documentos del tipo especial como escrituras de propiedad, estatudos de fundación u actas notariales, esto se conservará de forma indefinida.

Si tenemos una revisión y no cumplimos con alguno de estos requisitos nos exponemos a una multa por parte del organismo pertinente, estas multas no suelen ser pequeñas por lo que os recomendamos que tengáis vuestra documentación siempre guardada en archivo definitivo.
Proceso de archivo recomendaciones:

1- Identificar cada documento para saber el tiempo legal de guarda.

2- Clasificación y archivo de documentación para lo que os recomendamos los siguientes pasos y productos

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Para terminar lo guardaríamos en cajas de archivo definitivo o contendedores de archivo definitivo. El contenedor de archivo Contenedor de cartón para archivo definitivo. 100% reciclado. Gran resistencia gracias a su doble capa en los extremos. Abertura superior. Montaje fácil y rápido. Automático: se forma la caja solo presionando los vértices.Manual: montaje con una sencilla manipulación. Color blanco. Cartón de 512 g/m²

 

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