¿Qué son y para qué se usan las subcarpetas de archivo?

Divide y vencerás. Esta frase procede del griego diaírei kaì basíleue (dividir para reinar) y paso al latín como divide et impera. La máxima latina y sus derivadas fueron usadas por el emperador romano Julio César y el corso, Napoleón.

Las expresiones anteriores ilustran la idea que consiste en dividir aquello que es complejo para poderlo abordar con más facilidad; y precisamente para esto sirven las subcarpetas de cartulina, también llamadas subcarpetas de archivo.


¿Para qué sirven las subcarpetas de archivo?

Tal vez la pregunta debería ser: «¿Para qué no sirven?». Con las subcarpetas se pueden separar los presupuestos, albaranes y facturas de varios clientes; también son útiles organizar los presupuestos, hojas de encargos o pliegos de toma de medidas usando diferentes colores para evitar confundirlos; en general, se usan para separar dosieres y expedientes temáticamente y así tener bien clasificados todos estos asuntos.

Carpeta dentro de otra carpeta. Las subcarpetas de archivo se llaman así porque se archivan dentro de otra carpeta. Esta otra carpeta contenedora puede ser un archivador de palanca con anillas, una carpeta colgante en un bastidor o fichero metálico o bien una carpetilla clásica con gomas y solapas. Lo importante es que dentro de la carpeta que agrupa el tema principal, se puede clasificar la información en subapartados usando las subcarpetas de cartulina.

¿Dónde se usan las subcarpetas?

Por su versatilidad, las cartulinas dobladas a la mitad (otro nombre por el que son popularmente conocidas) son muy útiles en las oficinas. Pero también en casa. Todas aquellas personas que trabajen con documentación, habrán de separarla en expedientes para ser más eficientes en su trabajo. Y según las necesidades de cada usuario, existirá un tipo de subcarpeta que se adaptará mejor que el resto. Veamos pues qué tipos de subcarpetas existen.
Subcarpetas de archivo de cartulina sin solapas
Subcarpetas de cartulina de tamaño A4 (azules) y folio (naranjas)
Tipos de subcarpetas

Los tipos más comunes de subcarpetas son los que siguen:

    Subcarpeta sencilla: está formada por una cartulina plegada por la mitad. Como todas las que veremos a continuación, pueden ser de tono marrón natural o de colores
    Subcarpeta con ventana: posee una ventana de plástico traslúcido que permite ver la primera hoja del contenido
    Subcarpeta con bolsa o fuelle: su parte inferior se expande para poder albergar más folios
    Subcarpetas personalizables o imprimibles: aquellas empresas que deseen personalizar la portada de la subcarpeta pueden hacerlo comprando este producto
    Subcarpeta con solapas: las solapas retienen los documentos y son especialmente útiles para el archivo en carpetas de anillas, ya que las hojas no se escaparán por los laterales

La anterior es una clasificación funcional de las subcarpetas. Pero también se pueden clasificar por el material con que están fabricadas. Las más comunes son las de cartulina teñida en masa o cartulina kraft. Otras posibilidades son el cartoncillo gofrado, las subcarpetas forradas con tela (papel geltex), los modelos estampados, etc.

Las mejores subcarpetas de colores son aquellas que están teñidas en masa. El teñido en masa de la cartulina consiste en añadir los pigmentos y colorantes a la pasta de celulosa. De esta forma, el color está contenido en toda la cartulina y el color no se pierde como resultado del roce y uso.

En cuanto a los tamaños, las más usadas son las que pueden alojar documentos de formato A4 (210x297 mm) y folio (215x315 mm).

Conclusión y colofón

Las estructuras de poder existentes se pueden fragmentar y esto lo sabían bien los griegos y romanos. Identificar qué problemas son los que hay que resolver para solucionar un asunto y dividirlos es tal vez la manera más efectiva de conseguir ciertas metas.

En la informática se clasifican los ficheros en carpetas, subcarpetas, directorios y subdirectorios. Y para los papeles del día a día, sin duda, lo más efectivo para organizar tus documentos son unas buenas subcarpetas.