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Tres cuestiones que todo empleador debe abordar en el cambio al teletrabajo

Tres cuestiones que todo empleador debe abordar en el cambio al teletrabajo

Móntate la Oficina en Casa

Los empleadores pueden estar preocupados por los desafíos que plantea gestionar a un equipo de empleados que trabaja desde casa.

Si no se preparan para una plantilla teletrabajando desde diferentes lugares, puede haber riesgos de menor productividad, seguridad reducida y un apoyo inadecuado en salud y bienestar.

Necesitan las políticas y el equipamiento correcto para prevenir dichos problemas. Cuanto se toman estos pasos, el teletrabajo puede ser un éxito.

La agencia de viajes Ctrip llevó a cabo una prueba donde la mitad de su equipo trabajaba desde casa durante nueve meses, excepto un día a la semana. La otra mitad trabajaba en la oficina.

Durante dos años, los investigadores registraron una mejora del 13% en el rendimiento de las personas que trabajaban desde casa. Hubo un 50% menos de renuncias de estos empleados, lo que resultó en grandes ahorros en reclutamiento y capacitación.

Los empleadores pueden encauzar sus negocios hacia el éxito preparándose en tres áreas: comunicación, seguridad y bienestar.

1. Comunicación

Es posible que necesiten de una política de teletrabajo para asegurarse de que todos están coordinados cuando se trata de comunicarse, proteger datos y equipos y cumplir con los requisitos legales.

Un estudio descubrió que el 63% de las empresas tienen teletrabajadores, pero más de la mitad de estos (57%) no tienen una política de teletrabajo.

Esto podría incluir:

 • La necesidad de trabajar en un entorno tranquilo y sin distracciones

 • Confirmación de que la conexión a internet es adecuada

 • Prestar toda la atención al trabajo durante las horas de trabajo

 • Comunicación a través de canales acordados

 • Actualizaciones diarias de actividad en carpetas compartidas

 • Cumplir con la protección de datos, la confidencialidad y otras políticas de empleo

 • Cuidado de los activos de la empresa

 • Requisitos de seguro para utilizar el equipo de la empresa

La comunicación cuando se teletrabaja es importante. De hecho, fue la respuesta más común de 38 empresas que teletrabajaban cuando se les preguntó cómo consiguen ser exitosas en el teletrabajo.

La mayoría de estas empresas utilizan herramientas de colaboración como Slack, Zoom, Google Hangouts y Skype para que los empleados se mantengan en contacto y se aseguren de que los proyectos se ejecuten a tiempo.

Los teletrabajadores también quieren mantenerse actualizados sobre los desarrollos de la empresa. En una encuesta remota a empleados, el 39% de las personas vio la falta de información por parte de la gerencia como el mayor obstáculo. El otro 38% planteó la puntualidad de la información como su principal problema.

Una forma de mantener a todos coordinados es a través de videollamadas de 15 minutos entre los equipos cada mañana. Esto permite a cada miembro del equipo decir brevemente lo que hicieron ayer, lo que planean hacer hoy y si ven algún impedimento.

2. Seguridad

Es posible que tu empresa ya tenga una red privada virtual (VPN) para conexiones encriptadas entre los ordenadores de los empleados y el sistema de TI. Si potencialmente aumenta el número de empleados que usan la VPN a la vez, es posible que debas comprar más licencias de usuario o mejorar la capacidad de tu servidor.

Pero la seguridad de los datos y el cumplimiento de RGPD van más allá de esto.

Los empleados que trabajan desde casa deben gestionar de forma segura la eliminación de papeleo y el almacenamiento seguro de documentos.

Cualquier persona que trabaje con documentos personales o confidenciales necesitará disponer de una destructora de corte en partículas en el escritorio para deshacerse de forma segura de los documentos que contienen datos personales, cuando ya no sean necesarios.

Los datos personales son cualquier información que identifique a un individuo, ya sea un cliente, consumidor, empleado o asociado. Cualquier cosa que pueda identificar a alguien encaja en esta categoría, incluidas fotos, nombres, direcciones, números de teléfono, transacciones o actividad en redes sociales.

Si las personas necesitan archivar documentos de trabajo, especialmente los confidenciales, en casa, éstos deben mantenerse seguros en cajas de almacenamiento con tapas o cajas de archivo.

Los documentos en papel que quedan dispersos por casa tienen el potencial de provocar una violación de datos. El archivo y el almacenamiento en el hogar reducen este riesgo.

3. Bienestar

Un factor que no debe pasarse por alto cuando las personas trabajan fuera de la oficina es la salud y el bienestar.

El retorno de la inversión (ROI) de la ergonomía muestra que cuando le das a los empleados las herramientas y accesorios para trabajar cómodamente, son más felices y más productivos. Es bueno para los negocios.

Es importante asegurarse de que tu política de bienestar se lleva a cabo en el entorno de casa porque los trastornos musculoesqueléticos son una de las causas más comunes de discapacidad, baja por enfermedad y jubilación anticipada.

Las evaluaciones de las estaciones de trabajo son un requisito legal según la Directiva 90/270 / CEE de la UE. Ayudan a mantener la ausencia baja y la productividad alta, y cada empleado debe llevarlas a cabo cuando cambian al teletrabajo. Si una persona necesita soluciones ergonómicas para ayudarla a sentarse ergonómicamente mientras trabaja, desde los reposapiés hasta los elevadores de monitor, estos también se deben proporcionar para el trabajo en casa.

Al respaldar una buena comunicación, seguridad y bienestar, tus acciones ayudarán a que una plantilla teletrabajando sea exitosa.

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Fuentes:
Travel agency remote working study: https://www.gsb.stanford.edu/insights/why-working-home-future-looking-technology
Communication for remote companies: https://blog.proven.com/remote-work
Remote employee survey/information: https://lp.servicemax.com/rs/020-PCR-876/images/WP-Zinc-Communication_Trends_Across_Deskless_Workers.pdf
Stand up meetings: https://www.atlassian.com/agile/scrum/standups
Remote working policy: https://www.slideshare.net/upwork/2018-future-workforce-report-hiring-manager-insights-on-flexible-and-remote-work-trends/1  

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